Mô-đun đặt chỗ
Mô-đun đặt chỗ cho phép khách chọn ngày giờ để đặt chỗ ngay trên trang web và, nếu cần, hoàn tất thanh toán bằng zittme Pay. Mô-đun hỗ trợ cả những nơi nhiều người cùng tham gia theo lịch cố định như trải nghiệm · lớp học, lẫn những nơi khách chọn người phụ trách và giữ chỗ theo thời lượng dịch vụ như tiệm tóc · phòng khám. Mô-đun cũng có sẵn phiếu giảm giá · điểm thưởng · hạng khách quen, quyết toán cho người phụ trách và thông báo qua email · tin nhắn.
Cài đặt và địa chỉ mặc định
- Cài mô-đun đặt chỗ từ Cửa hàng.
- Khi cài đặt, một trang đặt chỗ sẽ được tạo tự động. Địa chỉ là
your-site/reservation. Nếu tên này đã tồn tại, trang sẽ được tạo với tên khác có thêm số phía sau. - Trang không tự động được gắn vào menu trang web. Hãy vào Quản trị > Menu trang web, thêm mục menu và liên kết tới địa chỉ trên.
- Để nhận đặt chỗ có trả phí, bạn cũng cần cài mô-đun zittme Pay. Nếu chưa cài, ô thanh toán trong màn hình cài đặt sẽ hiện thông báo rằng zittme Pay chưa được cài nên không thể nhận đặt chỗ có trả phí.
- Khi vào Quản trị > Đặt chỗ, bạn sẽ thấy nút "Mở bảng điều khiển trong tab mới"; lần đầu vào, bảng điều khiển sẽ tự động mở trong tab mới.
- Chỉ quản trị viên cấp cao nhất mới mở được bảng điều khiển.
- Menu bên trái: Tổng quan · Quản lý đặt chỗ · Quản lý sản phẩm đặt chỗ · Người phụ trách · Lịch vận hành · Quyết toán · Quản lý khách quen · Câu hỏi bổ sung · Thống kê · Cài đặt
- Bạn có thể quay lại bằng các liên kết "Xem trang web" và "Quản trị zittme" ở góc dưới bên trái.
- Các thời điểm có thể đặt hiển thị theo khoảng cách 10 phút (mặc định).
- Theo mặc định, khách được phép đặt với "Ai cũng được" mà không cần chọn người phụ trách.
- Nếu có liên kết chi nhánh, khách sẽ chọn chi nhánh trước và chỉ thấy người phụ trách thuộc chi nhánh đó.
- Nhập thứ trong tuần (có thể chọn nhiều), giờ bắt đầu · kết thúc, khoảng cách khung giờ, sức chứa mỗi khung giờ rồi bấm "Thêm quy tắc".
- Khoảng cách khung giờ là chu kỳ bắt đầu của khung giờ tiếp theo. Với 09:00~18:00 và khoảng cách 60 phút, các khung giờ 09:00, 10:00, 11:00 … sẽ được tạo. Nếu để trống, khoảng cách bằng thời lượng sử dụng.
- Nếu để trống sức chứa mỗi khung giờ, hệ thống dùng sức chứa mặc định.
- Lịch được tạo sẵn từ hôm nay đến 90 ngày sau (Cài đặt > Phạm vi tạo khung giờ, 7~366 ngày).
- Ngày nghỉ chỉ của sản phẩm này: nhập ở mục "Ngày nghỉ·Mở cửa tạm thời" phía dưới màn hình sửa sản phẩm đặt chỗ.
- Chung cho mọi sản phẩm (ngày lễ, v.v.): nhập ở Bảng điều khiển > Lịch vận hành > Ngày nghỉ·Mở cửa tạm thời chung.
- Có hai loại: Ngày nghỉ / Mở cửa tạm thời. Nếu để trống giờ bắt đầu · kết thúc, hệ thống xử lý là cả ngày.
- Nếu chỉ muốn chặn một số khung giờ, vào Lịch vận hành > Đóng thủ công khung giờ cụ thể, chọn sản phẩm và khoảng thời gian, bấm "Tra cứu" rồi bấm "Đóng". Bấm lại sẽ là "Bỏ đóng".
- Ngày nghỉ riêng của người phụ trách được nhập bằng cách chọn người phụ trách trong Lịch vận hành.
- Đặt chỗ cần thanh toán sẽ chuyển ngay sang trạng thái Chờ thanh toán khi tiếp nhận, và chỗ được giữ trong thời gian đó.
- Thời gian chờ là Cài đặt > Thanh toán > Thời gian chờ thanh toán (giữ chỗ), mặc định 10 phút (3~120 phút).
- Nếu thanh toán xong trong thời gian này, đặt chỗ tự động chuyển thành Đã xác nhận.
- Nếu hết thời gian, trạng thái chuyển thành Hết hạn và chỗ được giải phóng. Hết hạn nghĩa là khách bỏ dở thanh toán nên hệ thống không gửi thông báo hủy.
- Nếu tiền thanh toán đến muộn sau khi hết hạn, khoản đó sẽ được hoàn tiền tự động. Lịch sử xử lý được ghi lại trong lịch sử đặt chỗ.
- Hệ thống đếm số ngày còn lại đến giờ bắt đầu sử dụng (bỏ phần lẻ dưới một ngày) và dùng tỷ lệ của dòng có số ngày lớn nhất mà không vượt quá số ngày còn lại. Với ví dụ trên, còn từ 3 ngày trở lên thì hoàn 100%, còn 1~2 ngày thì 50%, còn dưới một ngày thì không hoàn tiền.
- Tỷ lệ được nhân với số tiền thực tế đã thanh toán (số tiền thanh toán còn lại trong zittme Pay). Sản phẩm chỉ thu tiền đặt cọc thì tính theo tiền đặt cọc.
- Nếu không khớp dòng nào thì không hoàn tiền. Tỷ lệ không được vượt quá 100.
- Khách chỉ có thể tự hủy trước hạn hủy (giờ trước) của sản phẩm. Quá hạn sẽ hiện thông báo "Đã quá thời gian có thể hủy".
- Nếu hoàn tiền thất bại, việc hủy từ phía khách cũng không được thực hiện.
- Được cộng theo tỷ lệ tích lũy cơ bản (%), chỉ cho các đặt chỗ đã xử lý Đã sử dụng. Nếu hạng có tỷ lệ tích lũy riêng thì tỷ lệ của hạng được ưu tiên.
- Có thể đặt số tiền sử dụng tối thiểu mỗi lần và tỷ lệ sử dụng tối đa mỗi lần (%). 0 nghĩa là không giới hạn.
- Trong Bảng điều khiển > Quản lý khách quen > Cấp thủ công, bạn có thể tăng (số dương) hoặc giảm (số âm) theo ID thành viên (hoặc số thành viên).
- Đặt mức giảm cố định (won) hoặc theo tỷ lệ (%), mức giảm tối đa, số tiền dịch vụ tối thiểu, dịch vụ áp dụng (tất cả hoặc một sản phẩm), thời hạn, số lần mỗi người, giới hạn tổng.
- Phiếu có ghi mã thì khách nhập mã trong phiếu đặt chỗ để dùng. Phiếu không có mã chỉ được cấp khi quản trị viên cấp thủ công hoặc khi đạt hạng.
- Hạng được xác định bằng tổng số tiền thực trả của các đặt chỗ Đã sử dụng. Hệ thống áp dụng mức có ngưỡng tích lũy cao nhất mà khách đạt được.
- Mỗi hạng có thể có tỷ lệ tích lũy, giảm giá dịch vụ (theo tỷ lệ/cố định) và phiếu giảm giá khi đạt hạng.
- Nhập tên, chức danh, tỷ lệ phân chia cơ bản (%), thứ tự hiển thị, trạng thái (hiển thị/ẩn), địa chỉ ảnh, chi nhánh trực thuộc, giới thiệu.
- Dịch vụ đảm nhận: chỉ những dịch vụ được đánh dấu mới được đặt với người phụ trách này. Nếu để trống giá · thời lượng · tỷ lệ phân chia riêng của người phụ trách, hệ thống dùng giá trị mặc định của dịch vụ.
- Ngày làm việc: chỉ nhận đặt chỗ trong khung giờ của các ngày được đánh dấu.
- Nếu nhập ID thành viên liên kết, người phụ trách đó có thể đăng nhập và chỉ xem lịch đặt chỗ và lịch sử quyết toán của mình.
- Nếu xóa người phụ trách đang có đặt chỗ, người đó sẽ không bị xóa mà chuyển sang ẩn.
- Chọn người phụ trách và khoảng thời gian (ngày bắt đầu · ngày kết thúc) rồi bấm "Tạo", một kỳ Đang tổng hợp sẽ được tạo.
- Chỉ tổng hợp các đặt chỗ Đã sử dụng. Đặt chỗ đã hủy và không đến không được tính vào doanh thu.
- Số tiền và tỷ lệ phân chia dùng nguyên giá trị tại thời điểm đặt chỗ. Dù sau này bạn đổi tỷ lệ phân chia, các đặt chỗ trước đó không thay đổi.
- Mỗi kỳ hiển thị doanh thu · phần của người phụ trách · phần của cửa hàng.
- Bấm "Xác nhận" để cố định số tiền, sau khi chi trả thì bấm "Chuyển sang đã chi trả". Kỳ đang tổng hợp có thể xóa; khi xóa, các đặt chỗ đó sẽ quay lại thành đối tượng quyết toán.
- Gửi một lần cho các đặt chỗ đã xác nhận khi còn trong vòng 24 giờ (mặc định) trước giờ bắt đầu sử dụng.
- Nếu chức năng tác vụ hẹn giờ (hàng đợi) của trang web đang bật, hệ thống tự kiểm tra mỗi 5 phút.
- Nếu hàng đợi tắt, hệ thống kiểm tra khi có người mở trang đặt chỗ (danh sách · lịch · phiếu đặt chỗ · đặt chỗ của tôi) (tối đa 5 phút một lần). Với trang web ít khách truy cập, thông báo có thể bị trễ, nên bạn nên bật hàng đợi.
- Cài đặt > Cơ bản > Đặt chỗ không cần thành viên mặc định là "Cho phép". Nếu đổi sang "Chỉ thành viên", khách phải đăng nhập mới đặt được.
- Khách không phải thành viên đặt một mật khẩu tra cứu (từ 4 ký tự) khi đặt chỗ.
- Sau đó, nhập mã đặt chỗ + mật khẩu để xem và hủy đặt chỗ.
- Sau khi xác minh một lần, hệ thống sẽ không hỏi lại mật khẩu trong 2 giờ trên cùng trình duyệt. Nếu đóng trình duyệt hoặc đã quá 2 giờ, bạn phải nhập lại.
- Mật khẩu không xuất hiện trong địa chỉ (URL) và được lưu dưới dạng mã hóa.
- Đặt chỗ của thành viên chỉ chính người đó xem được.
- Khi sửa nội dung đồng ý về thông tin cá nhân, hãy nâng cả phiên bản nội dung.
- Trong Cài đặt skin ở cuối màn hình cài đặt, bạn chọn skin cho trang đặt chỗ và layout PC · di động. Nếu để "Theo thiết kế mặc định", hệ thống dùng nguyên skin trong cài đặt thiết kế của trang web (bao gồm giao diện).
- Kiểu: một dòng · nhiều dòng · lựa chọn · hộp kiểm · số điện thoại
- Đặt bắt buộc/không bắt buộc, phạm vi áp dụng (chung cho tất cả hoặc một sản phẩm) và thứ tự. Với kiểu lựa chọn, mỗi tùy chọn ghi trên một dòng.
Mỗi trang web chỉ vận hành một trang đặt chỗ. Theo mặc định, quyền gửi yêu cầu đặt chỗ được mở cho cả khách không phải thành viên.
Bảng điều khiển quản lý
Việc vận hành đặt chỗ không làm trong màn hình quản trị mà trong bảng điều khiển riêng cho đặt chỗ.
| Menu | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Danh sách đặt chỗ sắp tới (thời gian · sản phẩm · người đặt · số người · trạng thái · mã đặt chỗ) |
| Quản lý đặt chỗ | Tìm theo trạng thái · sản phẩm · tên/số liên lạc/mã đặt chỗ, xử lý xác nhận · hủy · không đến · hoàn tất, ghi chú, đăng ký thay cho đặt chỗ qua điện thoại |
| Quản lý sản phẩm đặt chỗ | Đăng ký đối tượng đặt chỗ, giờ vận hành · ngày nghỉ riêng của sản phẩm |
| Người phụ trách | Đăng ký người phụ trách, dịch vụ đảm nhận, ngày làm việc |
| Lịch vận hành | Ngày nghỉ · mở cửa tạm thời chung cho tất cả, đóng thủ công một khung giờ cụ thể |
| Quyết toán | Tạo · xác nhận · đánh dấu đã chi trả các kỳ quyết toán theo người phụ trách |
| Quản lý khách quen | Hạng · phiếu giảm giá · điều chỉnh điểm thưởng · cấp phiếu giảm giá thủ công |
| Câu hỏi bổ sung | Các câu hỏi cần hỏi thêm ngoài tên · số liên lạc · email |
| Cài đặt | Cơ bản · điểm thưởng và phiếu giảm giá · thanh toán · thông tin cá nhân · thông báo · giao diện (skin/layout) |
Hai phương thức đặt chỗ
Mỗi sản phẩm đặt chỗ có một phương thức giữ chỗ.
| Phương thức | Phù hợp với | Cách hoạt động |
|---|---|---|
| Khung giờ theo sức chứa (mặc định) | Trải nghiệm, lớp học một ngày, cho thuê không gian | Tạo sẵn lịch (các khung giờ) theo quy tắc giờ vận hành, mỗi khung giờ nhận số người tối đa bằng sức chứa |
| Chỉ định người phụ trách | Tiệm tóc, làm móng, phòng khám | Tính thời gian trống của người phụ trách và giữ chỗ theo thời lượng dịch vụ. Mỗi dịch vụ có thể mất thời gian khác nhau |
Với phương thức chỉ định người phụ trách:
Đăng ký sản phẩm đặt chỗ
Tạo sản phẩm đặt chỗ mới trong Bảng điều khiển > Quản lý sản phẩm đặt chỗ.
| Mục | Mô tả | Mặc định |
|---|---|---|
| Ảnh đại diện | Nên dùng ảnh vuông, tối đa 10MB. Ảnh không vuông sẽ bị cắt lấy phần giữa | |
| Tên · tóm tắt | Tên và mô tả một dòng hiển thị trong danh sách | |
| Sức chứa mặc định | Số người nhận trong một khung giờ. 1 nghĩa là 1:1 | 1 |
| Thời lượng sử dụng (phút) | Thời gian cho một lần sử dụng | 60 |
| Giá | 0 là miễn phí | 0 |
| Bắt buộc thanh toán | Có nhận thanh toán qua zittme Pay hay không | Không |
| Thời gian chuẩn bị · dọn dẹp (phút) | Thời gian để trống trước và sau | 0 |
| Đặt trước tối đa bao nhiêu ngày | Nhận đặt chỗ từ hôm nay đến bao nhiêu ngày sau | 90 |
| Đặt trước tối thiểu bao nhiêu phút | Chặn đặt chỗ trước giờ bắt đầu bao nhiêu phút | 60 |
| Hạn hủy (giờ trước) | Thời điểm cuối cùng khách có thể tự hủy | 24 |
| Trạng thái | Công khai / Không công khai | Công khai |
Nếu xóa sản phẩm đã có lịch sử đặt chỗ, sản phẩm sẽ không bị xóa mà chuyển sang không công khai.
Đăng ký giờ vận hành (khung giờ theo sức chứa)
Sau khi lưu sản phẩm đặt chỗ, ô Giờ vận hành sẽ xuất hiện ở phía dưới cùng màn hình. Nếu không có quy tắc vận hành nào, lịch sẽ không được tạo và màn hình của khách sẽ không hiện khung giờ nào.
Ngày nghỉ · mở cửa tạm thời
Thanh toán (liên kết zittme Pay)
Đặt chỗ có trả phí được thanh toán qua zittme Pay. Có ba phương thức thanh toán.
| Phương thức thanh toán | Số tiền khách trả trước |
|---|---|
| Không thanh toán | Không có. Chỉ thông báo giá |
| Chỉ tiền đặt cọc | Tiền đặt cọc đã định. Phần còn lại thu khi khách đến (nếu tiền đặt cọc lớn hơn số tiền sử dụng thì chỉ thu bằng số tiền sử dụng) |
| Thanh toán trước toàn bộ | Toàn bộ số tiền sử dụng |
Hiện tại màn hình sửa sản phẩm đặt chỗ chỉ có "Bắt buộc thanh toán (Có/Không)", không hiện ô chọn phương thức đặt cọc và phương thức giữ chỗ (theo sức chứa/người phụ trách). Sản phẩm lưu từ màn hình sẽ được lưu là không thanh toán · khung giờ theo sức chứa, vì vậy với sản phẩm có trả phí, sau khi lưu hãy nhớ kiểm tra số tiền thanh toán có hiện trên màn hình của khách hay không.
Thời gian chờ thanh toán
Quy định hủy và hoàn tiền
Nhập ở Cài đặt > Thanh toán > Quy định hoàn tiền, mỗi dòng một quy tắc dạng days:rate. Giá trị mặc định như sau.
3:100
1:50
0:0Khi quản trị viên bấm "Hủy" trong Bảng điều khiển > Quản lý đặt chỗ, hệ thống sẽ thử hoàn tiền toàn bộ bất kể hạn hủy rồi mới hủy. Kể cả khi hoàn tiền thất bại, việc hủy vẫn được thực hiện và lỗi được ghi lại; trong trường hợp đó, hãy hoàn tiền riêng trong zittme Pay.
Trạng thái đặt chỗ
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ thanh toán | Đang thanh toán. Chỗ đang được giữ |
| Chờ chuyển khoản | Đang chờ chuyển khoản ngân hàng. Giữ chỗ |
| Đã xác nhận | Đã xác nhận. Đặt chỗ miễn phí chuyển ngay sang trạng thái này |
| Đã hủy | Khách hoặc quản trị viên đã hủy |
| Không đến | Khách không đến. Coi như đã dùng chỗ nên không hoàn lại phiếu giảm giá · điểm thưởng |
| Đã sử dụng | Đã đến sử dụng. Lúc này điểm thưởng được cộng và hạng được tính lại |
| Hết hạn | Đã quá thời gian chờ thanh toán |
Phiếu giảm giá · điểm thưởng · hạng khách quen
Trước tiên cần bật trong Cài đặt > Điểm thưởng và phiếu giảm giá (cả hai đều tắt theo mặc định).
Điểm thưởng
Phiếu giảm giá
Hạng khách quen
Khi hủy, phiếu giảm giá và điểm thưởng đã dùng được hoàn lại; khi không đến thì không hoàn lại.
Người phụ trách và quyết toán
Đăng ký người phụ trách (Bảng điều khiển > Người phụ trách)
Quyết toán (Bảng điều khiển > Quyết toán)
Thông báo
Có bốn loại thông báo: tiếp nhận đặt chỗ · xác nhận đặt chỗ · hủy đặt chỗ · nhắc trước khi đến, tất cả đều bật theo mặc định.
| Kênh | Mặc định | Mô tả |
|---|---|---|
| Bật | Chỉ gửi khi người đặt có nhập email | |
| Tin nhắn | Tắt | Dùng cài đặt tin nhắn của trang web. Nếu không đặt số gửi riêng, tin nhắn sẽ được gửi từ số gửi mặc định của trang web |
| AlimTalk | Tắt | Cho đến khi kết nối trình gửi AlimTalk, thông báo sẽ được gửi bằng tin nhắn |
Nhắc trước khi đến
Hiện tại các mục thông báo có thể thay đổi trong màn hình cài đặt chỉ gồm "Email cho quản trị viên khi có đặt chỗ mới" và địa chỉ email. Việc chọn kênh (email/tin nhắn/AlimTalk), bật tắt từng loại thông báo, số giờ nhắc trước khi đến, số gửi tin nhắn, khoảng cách thời gian của người phụ trách và cho phép đặt chỗ không chỉ định người phụ trách đều hoạt động theo giá trị mặc định ở trên.
Đặt chỗ không cần thành viên và tra cứu đặt chỗ
Mã đặt chỗ có dạng tiền tố + ngày + 6 ký tự chữ và số, ví dụ R20260928-ABC123. Tiền tố có thể đổi trong cài đặt (mặc định R, tối đa 5 ký tự).
Các mục cài đặt
| Nhóm | Mục | Mặc định |
|---|---|---|
| Cơ bản | Bật/tắt chức năng đặt chỗ | Bật |
| Cơ bản | Tiền tố mã đặt chỗ | R |
| Cơ bản | Đặt chỗ không cần thành viên | Cho phép |
| Cơ bản | Giới hạn số đặt chỗ đồng thời mỗi người (0=không giới hạn) | 3 |
| Cơ bản | Phạm vi tạo khung giờ (ngày) | 90 |
| Điểm thưởng và phiếu giảm giá | Dùng điểm thưởng / Tỷ lệ tích lũy cơ bản / Số tiền dùng tối thiểu mỗi lần / Tỷ lệ dùng tối đa mỗi lần | Không dùng / 0 / 0 / 0 |
| Điểm thưởng và phiếu giảm giá | Dùng phiếu giảm giá | Không dùng |
| Thanh toán | Thời gian chờ thanh toán (giữ chỗ) (phút) | 10 |
| Thanh toán | Quy định hoàn tiền | 3:100, 1:50, 0:0 |
| Thông tin cá nhân·Điều khoản | Nội dung đồng ý thu thập / Phiên bản nội dung | Nội dung mặc định / 1.0 |
| Thông tin cá nhân·Điều khoản | Thời gian lưu thông tin đặt chỗ (ngày, 0=vô thời hạn) | 365 |
| Thông báo | Email cho quản trị viên khi có đặt chỗ mới / Địa chỉ | Tắt / Để trống |
Câu hỏi bổ sung
Trong Bảng điều khiển > Câu hỏi bổ sung, bạn tạo các câu hỏi cần hỏi thêm ngoài tên · số liên lạc · email.
Nhận thay đặt chỗ qua điện thoại
Trong Bảng điều khiển > Quản lý đặt chỗ > Đăng ký đặt chỗ thủ công, chọn sản phẩm và khung giờ (có hiển thị số chỗ còn lại), nhập tên · số liên lạc · số người, đặt chỗ sẽ được đưa ngay vào trạng thái Đã xác nhận. Dù do quản trị viên nhập, việc kiểm tra sức chứa vẫn được áp dụng như bình thường.